Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty là thủ tục đăng ký doanh nghiệp thường xuyên của công ty cổ phần. Việc thay đổi này có thể coi là mục tiêu chiến lược phát triển lâu dài mà doanh nghiệp đề ra. Tuy nhiên không phải ai cũng có kiến thức chuyên sâu để tiến hành thủ tục này. Vậy việc thay đổi trụ sở cần những bước nào và có những lưu ý gì không?
1. Quy định của pháp luật về Công ty cổ phần
Công ty cổ phần là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, có từ 03 cổ đông góp vốn trở lên, vốn điều lệ của công ty cổ phần chia thành nhiều phần bằng nhau cho các cổ đông và các cổ đông sẽ phải chịu trách nhiệm với công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty. Khác với công ty TNHH, công ty cổ phần được phát hành cổ phiếu, trái phiếu và được lên sàn chứng khoán theo đúng quy định.
2. Thay đổi địa chỉ trụ sở Công ty cổ phần là gì?
Địa chỉ công ty là địa chỉ ghi nhận trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Địa chỉ này dùng để làm việc có thể nhà mặt đất hoặc nhà chung cư được phép dùng làm kinh doanh.
Thay đổi địa chỉ công ty cổ phần là thủ tục thay đổi từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới, địa chỉ có thể cùng quận khác quận hoặc cùng tỉnh khác tỉnh. Việc thay đổi địa chỉ công ty liên quan đến việc chốt thuế ở địa cũ. Việc thay đổi địa chỉ được hoàn thành khi trên đăng ký kinh doanh ghi nhận địa chỉ mới.
3. Vốn điều lệ của Công ty cổ phần
Được hiểu là tổng mệnh giá cổ phần đã được bán thành công. Vốn điều lệ của công ty cổ phần là tổng mệnh giá đã được cá nhân, tổ chức đăng ký mua. Vốn điều lệ được ghi rõ tại Điều lệ công ty.
Cổ phần đã bán được hiểu là cổ phần các cổ đông thanh toán đầy đủ cho công ty, tất cả các cổ phần đó đều được quyền chào bán theo đúng quy định.
Trong công ty cổ phần, cổ phần được quyền chào bán được hiểu là tổng số cổ phần mà trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông quyết định để huy động vốn, bao gồm cả cổ phần đã được cá nhân tổ chức đăng ký mua và cổ phần chưa được cá nhân tổ chức đăng ký mua. Những cổ phần chưa được đăng ký mua thì được gọi là cổ phần chưa bán.
Trường hợp hết hạn chào bán, công ty cổ phần chưa bán hết sổ cổ phần phát hành theo quyết định của đại hội đồng cổ đông, công ty có thể dừng việc chào bán.
Công ty cổ phần có quyền giảm vốn trong trường hợp Đại hội đồng cổ đông phê duyệt, trả lại vốn góp cho cổ đông theo đúng tỷ lệ sở hữu vốn của họ tại công ty. Ngoài ra, điều kiện được trả vốn góp là công ty đã sản xuất kinh doanh liên tục từ 2 năm trở lên.
4. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở Công ty cổ phần
4.1. Thay đổi địa chỉ trụ sở Công ty cùng quận/huyện.
Nếu công ty cổ phần thay đổi địa chỉ cùng quận thì phải chuẩn bị những giấy tờ sau đây:
– Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở nằm trong mẫu thông báo thay đổi nội mà doanh nghiệp đã đăng ký, thông báo này sẽ làm theo mẫu quy định tại thông tư
– Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi trụ sở. Do việc thay đổi trụ sở liên quan đến hoạt động của công ty nên cần có sự chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông.
– Quyết định hoặc nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông về việc đồng ý chuyển trụ sở.
– Giấy ủy quyền cho người thay mặt công ty thực hiện thủ tục chuyển đổi địa chỉ công ty
– Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc giấy tờ khác chứng minh tính hợp pháp của người được ủy quyền thực hiện thủ tục.
Nếu việc thay đổi trụ sở của công ty cổ phần là cùng quận huyện thì công ty nộp trực tiếp bộ hồ sơ trên lên phòng đăng ký kinh doanh tỉnh thành phố nơi công ty đặt trụ sở. Cũng giống như các thủ tục đăng ký kinh doanh khác, việc thay đổi trụ sở công ty cổ phần cũng sẽ được giải quyết trong ba ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp đăng ký kinh doanh mới ghi nhận thay đổi địa chỉ trụ sở chính, nếu hồ sơ không hợp lệ cơ quan nhà nước sẽ gửi thông báo hướng dẫn bổ sung và doanh nghiệp tiếp hành nộp lại hồ sơ. Việc xử lý sẽ tiến hành lại từ đầu.
4.2. Thay đổi địa chỉ trụ sở Công ty sang quận/huyện khác hoặc sang tỉnh khác.
Doanh nghiệp cần phải tiến hành chốt thuế ở địa chỉ cũ trước khi tiến hành thay đổi địa chỉ mới. Hồ sơ chốt thuế bao gồm: Tờ khai điều chỉnh hoặc bổ sung, thay đổi thông tin đăng ký thuế theo mẫu thông tư hiện hành; Doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tới cơ quan thuế có thẩm quyền – việc nộp này thực hiện thông quan chữ ký số điện tử; doanh nghiệp tiến hành nộp các khoản thuế còn nợ.
Sau khi hoàn thành các công việc trên, cơ quan thuế quản lý sẽ ban hành thông báo chấp thuận chuyển địa điểm theo đúng quy định.
Sau khi đã hoàn thành xong thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế, doanh nghiệp sẽ quay lại làm việc với phòng đăng ký kinh doanh. Cũng tương tự như chuyển trụ sở cùng quận, huyện, TP. Hồ sơ chuyển địa chỉ khác quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh cần nộp những giấy tờ bao gồm: Thông báo thay đổi theo mẫu; Biên bản họp; Nghị quyết/quyết định; giấy ủy quyền (nếu có). Sau 3 ngày, doanh nghiệp sẽ được cấp bản vàng đăng ký kinh doanh. Lưu ý đối với việc chuyển trụ sở khác tỉnh, cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận sẽ là Phòng đăng ký kinh doanh của trụ sở mới.
5. Những lưu ý sau khi thay đổi trụ sở Công ty cổ phần
Thứ nhất, nếu con dấu doanh nghiệp có ghi nhận quận, huyện, tỉnh cũ thì doanh nghiệp phải tiến hành khắc dấu ghi nhận địa chỉ mới. Đây là thủ tục bắt buộc. Do đó, ngay từ ban đầu. Việc thay đổi trụ sở gần như chỉ diễn ra trong phạm vi quận huyện, do đó doanh nghiệp ban đầu không nên ghi nhận tên quận, huyện trên dấu công ty.
Thứ hai, thực hiện treo biển công ty tại địa chỉ mới để cơ quan thuế quản lý mới thuận tiện cho việc quản lý.
Hủy hóa đơn cũ và đăng ký mua hóa đơn mới. Vì trên hóa đơn doanh nghiệp đã đăng ký có ghi nhận địa chỉ công ty nên doanh nghiệp cần phải hủy hóa đơn cũ và mua hóa đơn ghi nhận địa chỉ mới. Kể từ ngày công ty cổ phần được cấp giấy đăng ký kinh doanh mới, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn theo địa chỉ mới, nghiêm cấm xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ.
6. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông thay đổi trụ sở Công ty cổ phần
Biên bản họp là một trong những giấy tờ bắt buộc khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở, đặc biệt đối với công ty cổ phần. Theo quy định của pháp luật, nội dung biên bản họp của đại hội đồng cổ đông bắt buộc phải có nội dung sau đây: Tên công ty cổ phần, địa chỉ trụ sở chính (ghi theo địa chỉ cũ chưa thay đổi), mã số thuế của công ty cổ phần; Thời gian và địa điểm công ty cổ phần tiến hành họp đại hội đồng cổ đông; nội dung cuộc họp; bầu chủ tọa và thư ký; diễn biến cuộc họp và ý kiến phát biểu của cổ đông đối với nội dung cuộc họp; Tổng số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết; số phiếu biểu quyết hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành, không ý kiến; Nội dung được đại hội đồng cổ đông thông qua và cuối cùng là chữ ký của chủ tọa, thư ký.
LỜI KẾT
Như vậy, việc thay đổi địa chỉ của công ty cổ phần là thủ tục tương đối phức tạp, đòi hỏi các doanh nghiệp cần nhiều thời gian để thực hiện các thủ tục hành chính để chuyển trụ sở. Do tính chất quan trọng của việc thay đổi trụ sở Công ty nên thủ tục này phải được tiến hành vô cùng cẩn trọng, tỉ mỉ nhưng cũng cần phải thực hiện trong thời gian ngắn nhất để đáp ứng nhu cầu hoạt động sản xuất, kinh doanh của Doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp nên lựa chọn một đơn vị tư vấn pháp lý có kinh nghiệm để đại diện Công ty mình thực hiện thủ tục này. Công ty Luật An Thiện Minh chúng tôi với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực doanh nghiệp, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho bạn 24/7. Chắc chắn đến với chúng tôi, bạn sẽ có trải nghiệm dịch vụ vô cùng tuyệt vời, kết quả chính xác.