Hiện nay, để mở rộng quy mô hoạt động, các công ty doanh nghiệp thường có xu hướng mở địa điểm kinh doanh trực thuộc để mở rộng kinh doanh và đẩy mạnh phát triển công ty. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều doanh nghiệp cũng thắc mắc mở địa điểm kinh doanh có phức tạp không? Hồ sơ giấy tờ thành lập địa điểm gồm những gì?
1. Địa điểm kinh doanh trực thuộc công ty định nghĩa như thế nào? Địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh định nghĩa như thế nào
Địa điểm kinh doanh trực thuộc công ty là địa điểm thuộc quyền quản lý trực tiếp của doanh nghiệp, là địa điểm thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh là địa điểm thuộc quyền quản lý trực tiếp của chi nhánh trực thuộc công ty, được thành lập nhằm phát huy, mở rông kinh doanh chi nhánh, mục tiêu cuối cùng là phát triển kinh doanh cho công ty mẹ.
Như vậy địa điểm kinh doanh chính nơi doanh nghiệp diễn ra hoạt động sản xuất kinh doanh, địa điểm kinh doanh phụ thuộc vào doanh nghiệp để phát triển, chịu sự điều hành, quản lý có thể trực tiếp hoặc gián tiếp của doanh nghiệp
2. Những điều kiện cơ bản để có thể mở địa điểm kinh doanh
Thứ nhất, phải có doanh nghiệp hoặc chi nhánh quản lý địa điểm kinh doanh
Thứ hai, phải có địa chỉ để mở địa điểm kinh doanh. Địa chỉ thành lập địa điểm kinh doanh phải tuân thủ quy định của pháp luật, không phải là nhà chung cư hoặc khu tập thể.
Thứ ba, phải có người đứng đầu địa điểm kinh doanh. Người đứng đầu địa điểm kinh doanh có thể là bất kỳ ai được pháp luật cho phép
3. Cách đặt tên đúng quy định của luật cho địa điểm kinh doanh
Tên địa điểm kinh doanh bắt buộc phải sử dụng bảng chữ cái Tiếng Việt, ngoài ra còn một số chữ cái như F, J, Z, W và một số ký hiệu được phép sử dụng.
Tên địa điểm kinh doanh phải đi liền với tên doanh nghiệp. Ví dụ tên doanh nghiệp là Công ty cổ phần A thì tên địa điểm kinh doanh là Địa điểm kinh doanh số 1 – Công ty cổ phần A
4. Hồ sơ thông báo thành lập địa điểm kinh doanh của công ty, chi nhánh
Hồ sơ, giấy tờ cung cấp cho cho việc mở địa điểm kinh doanh khá đơn giản so vơi những hồ sơ khác, doanh nghiệp sẽ gửi 01 thông báo thành lập địa điểm đến phòng đăng ký kinh doanh, nơi doanh nghiệp dự kiến đặt địa điểm kinh doanh. Ví dụ doanh nghiệp dự kiến đặt địa điểm kinh doanh tại tỉnh A thì doanh nghiệp sẽ gửi thông báo tới phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh A. Nếu người nộp hồ sơ là người được ủy quyền thì phải kèm theo giấy ủy quyền và giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền.
5. Cách nộp hồ sơ thông báo lập địa điểm kinh doanh
Hiện nay, tất cả hồ sơ thông báo lập địa điểm kinh doanh đều được tiến hành online thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số cá nhân. Thay vì nộp cả bản cứng như luật cũ thì luật hiện hành tạo điều kiện để doanh nghiệp được làm online, giảm chi phí đi lại cũng như chi phí thời gian và công sức.
Việc nộp hồ sơ được thực hiện qua các bước cơ bản như sau:
Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký kinh doanh và chờ chấp thuận từ phía cơ quan nhà nước. Thường thì trong ba ngày làm việc, tài khoản đăng ký kinh doanh sẽ được chấp thuận theo đúng quy định
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thông báo địa điểm kinh doanh. Tất cả hồ sơ hồ sơ phải có chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (địa điểm thuộc công ty), người đứng đầu chi nhánh (địa điểm thuộc chi nhánh). Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 thì hồ sơ đăng ký kinh doanh không bắt buộc phải đóng dấu. Tuy nhiên, để đảm bảo pháp lý cho hồ sơ thì doanh nghiệp nên đóng dấu công ty.
Bước 3: Nhập những thông tin liên quan đến địa điểm kinh doanh lên hệ thống. Hệ thống đăng ký kinh doanh sẽ sẽ có các trường thông tin, doanh nghiệp lưu ý nhập đầy đủ và chính xác. Nếu nhập không chính xác, hồ sơ sau này có thể sẽ bị trả về. Sau đó tải bản mềm dưới dạng PDF lên hệ thống.
Bước 4: Nộp hồ sơ theo quy định. Hồ sơ thông báo địa điểm điểm kinh doanh không mất phí nhà nước nên hệ thống tự động bỏ qua bước thanh toán. Đây cũng là khoản ưu đãi và tạo điều kiện mà nhà nước dành cho doanh nghiệp.
Bước 5: Giấy đăng ký địa điểm kinh doanh sẽ được phát hành sau 03 ngày nếu hồ sơ hợp lệ.
6. Sự khác nhau giữa chi nhánh và địa điểm kinh doanh
Hiện nay nhiều người hay lầm tưởng về chi nhánh và địa điểm kinh doanh là giống nhau. Tuy nhiên thực tế chi nhánh và địa điểm kinh doanh theo quy định của luật là hoàn toàn khác nhau. Chi nhánh phụ thuộc doanh nghiệp, có thể thực hiện một phần chức năng của doanh nghiệp nếu được ủy quyền. Giám đốc chi nhánh có thể thay mặt doanh nghiệp ký kết các hợp đồng nếu được ủy quyền. Địa điểm là nơi diễn ra hoạt động kinh doanh hoặc sản xuất, buôn bán của doanh nghiệp.
Về mặt hoạt động kinh doanh: Chi nhánh được đăng ký tất cả các ngành nghề từ công ty mẹ, còn địa điểm kinh doanh chỉ được đăng ký một số ngành nghề nhất định
Về mặt con dấu và giấy phép hoạt động: Chi nhánh sẽ có con dấu riêng và có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của chi nhánh; địa điểm kinh doanh thì không có dấu và địa điểm cũng được cấp giấy chứng nhận địa điểm kinh doanh
Về tên: Tên chi nhánh bắt buộc phải có cụm từ “Chi nhánh” đằng sau là tên doanh nghiệp; tên địa điểm kinh doanh bắt buộc phải có cụm “địa điểm” đằng sau là tên doanh nghiệp
Về tư cách ký hợp đồng và sử dụng hóa đơn: Chi nhánh được phép thay mặt công ty ký kết các hợp đồng kinh tế, được phép xuất hóa đơn cho khách hàng; địa điểm thì không được ký hợp đồng kinh tế và không được phép xuất hóa đơn
Về cấp mã số thuế: Chi nhánh được cấp mã số thuế riêng, tổng có 13 số. Còn địa điểm kinh doanh thì chỉ có mã địa điểm kinh doanh
Về mặt hạch toán thuế: Chi nhánh được toàn quyền lựa chọn hạch toán độc lập hay hạch toán phụ thuộc; còn địa điểm kinh doanh thì hạch toán phụ thuộc hoàn toàn vào công ty, kê khai thuế tập trung
Về các loại thuế theo quy định phải nộp: Chi nhánh sẽ phải nộp các loại thuế là môn bài, giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân còn địa điểm kinh doanh chỉ phải nộp thuế môn bài 1.000.000 đồng/năm.
Về các thủ tục doanh nghiệp: Hồ sơ doanh nghiệp đối với chi nhánh phức tạp hơn, đối với việc đổi địa chỉ chi nhánh có trường hợp sẽ phải chốt thuế còn đối với địa điểm kinh doanh hồ sơ khá đơn giản, không phải chốt thuế.
7. Sự khác nhau giữa trụ sở chính và địa điểm kinh doanh
Theo quy định của luật, địa điểm kinh doanh hoàn toàn phụ thuộc vào địa chỉ trụ sở chính của công ty. Do đó, thành lập địa điểm kinh doanh tại nơi nào thì phải căn cứ trên trụ sở chính. Địa điểm doanh không được đặt ngoài phạm vi cấp/tỉnh mà trụ sở chính đã đặt.
Theo quy định thì địa điểm kinh doanh sẽ là nơi công ty thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh, còn trụ sở thường chỉ là nơi giao dịch, liên hệ với khách hàng. Do đó, trên thực tế tồn tại rất nhiều trụ sở ảo, nhưng thực chất ở đây không diễn ra bất kỳ hoạt động nào
LỜI KẾT
Như vậy, có thể nói thủ tục mở địa điểm kinh doanh hiện nay tương đối đơn giản và không tốn nhiều chi phí. Tuy nhiên, do việc hồ sơ thành lập địa điểm kinh doanh phải thực hiện nộp online thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nên thủ tục này có thể sẽ phức tạp với nhiều doanh nghiệp. Bài viết trên là toàn bộ hướng dẫn của Luật An Thiện Minh về thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Mong rằng sau bài viết này, các tổ chức đơn vị sẽ có cái nhìn thực tế hơn về địa điểm kinh doanh và lựa chọn được phương hướng chiến lược kinh doanh phù hợp.